Introduzione:
Se stai valutando di installare un centralino telefonico VoIP per la tua attività, soluzioni come il centralino virtuale 3CX offrono grandi vantaggi in termini di flessibilità, risparmio e gestione smart delle chiamate in entrata e in uscita. Altrimenti perchè passare da un centralino telefonico classico a un centralino VoIP?!
C’è da dire però che una una configurazione sbagliata o sottovalutata può causare difficoltà nel flusso stesso delle comunicazioni che rallentano il tuo lavoro invece di semplificarlo.
In questo articolo analizziamo quindi 3 difficoltà iniziali molto comuni che è bene conoscere prima di partire con l’installazione di un centralino VoIP, prendendo come esempio il centralino 3CX.
1. Configurazione tecnica iniziale: meno semplice di quanto sembri
Non prevedere una configurazione professionale iniziale può comportare difficoltà nella ricezione delle chiamate o nella qualità dell’audio o, ancora, nella gestione a singhiozzi delle conversazioni in entrata e in uscita (come il trasferimento chiamata o la messa in pausa di una conversazione per accettarne un’altra).
Anche se 3CX è pensato per essere user-friendly, la configurazione iniziale richiede competenze specifiche: apertura porte sul firewall, configurazione del trunk SIP, gestione della rete interna. In questo modo si garantisce un servizio di qualità anche nel lungo periodo.
2. Flusso delle chiamate non ottimizzato = clienti persi
Abbiamo detto che una superficiale configurazione iniziale di un centralino virtuale può inficiare nel flusso di chiamate. È bene ragionare a monte su come gestire le conversazioni perché il flusso delle chiamate (call flow) definisce cosa succede quando un cliente chiama: a chi arriva la chiamata? Dopo quanti squilli? Cosa sente se nessuno risponde?
Un flusso mal progettato può causare:
- Lunghe attese
- Clienti confusi o disorientati
- Perdita di contatti preziosi
3. Orari di apertura mal impostati
Una delle funzionalità chiave di un centralino, compreso il 3CX è la gestione automatica degli orari di apertura e chiusura dell’attività.
Se questi non sono configurati correttamente, le chiamate possono essere respinte durante l’orario lavorativo e il centralino può risultare “attivo” anche la sera o nel weekend.
Un suggerimento può essere la verifica delle regole temporali impostate, anche in caso di festività o orari stagionali e casi di chiusura improvvisi.
Conclusione:
Il centralino telefonico VoIP, tra cui il 3CX può davvero fare la differenza per una piccola azienda o un libero professionista, ma solo se configurato nel modo giusto sin dall’inizio.
Nel prossimo articolo vedremo altre 5 problematiche da tenere d’occhio nella gestione quotidiana del sistema (continua a leggerci il prossimo mese).
