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Creare messaggi audio per IVR, code e segreterie del centralino telefonico VoIP

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Per chiudere una trattativa commerciale è fondamentale fornire una buona prima impressione al cliente finale, la scelta di un fornitore, piuttosto che di un altro, è spesso condizionata dalla prima idea di affidabilità e professionalità che ci si è fatti.

Se riflettete un attimo sul fatto che il primo contatto con i clienti avviene frequentemente con una telefonata, e che i primissimi secondi di questa telefonata sono gestiti dal risponditore digitale (anche detto IVR) o dal messaggio di attesa del vostro centralino telefonico, capirete che è molto importante dedicare un po' di tempo per realizzare dei messaggi audio che riflettano correttamente la vostra immagine aziendale al telefono.

 

IMPOSTAZIONE DI BASE IN CENTRALINO.EU

I nostri centralini telefonici sono pre-configurati con un set di messaggi standard in italiano completamente personalizzabile, questo vale anche per i cosiddetti "messaggi di sistema", che rende il centralino immediatamente utilizzabile. Ma, come ci piace definirlo, il nostro centralino è un "abito su misura" e per questo motivo è fondamentale adattarlo alle esigenze di ogni specifica azienda che, per esperienza, sappiamo bene non siano mai le stesse. 

 

COME INIZIARE

La prima cosa da fare è immaginare e disegnare, nel vero senso della parola, il flusso delle chiamate in entrata pensando alle varie fasce orarie (orario di lavoro, eventuale pausa pranzo, orari di reperibilità, orario di chiusura, vacanze...). Potete disegnare il diagramma di flusso a mano libera su un foglio o richiedere a Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo. un modello standard da personalizzare. Questa attività può essere svolta anche in modalità congiunta con il nostro supporto tecnico, durante la formazione iniziale o in qualsiasi altro momento: ricordatevi che l'assistenza Centralino.eu è illimitata ed è sempre erogata direttamente dai nostri tecnici.

Una volta stabilito il flusso di chiamata è necessario definire i testi da incidere, ecco di seguito alcuni esempi per gli oggetti tipicamente presenti nel flusso di chiamata in ingresso:

Messaggio IVR (risponditore digitale con scelta)

Benvenuto in ACME s.p.a., digitare l’interno desiderato se conosciuto, in alternativa digitare: 1 per informazioni commerciali, 2 per assistenza tecnica, 3 per informazioni su contratti e fatture. Altrimenti rimanga in linea per parlare con il primo operatore disponibile.

 

Messaggio per orari di chiusura

Benvenuto in ACME s.p.a., i nostri uffici sono chiusi, La preghiamo di contattarci dal lunedì al venerdì dalle ore 9 alle ore 13 e dalle ore 15 alle ore 18:00. Per informazioni può visitare il nostro sito www.acme.com. In caso di urgenze può inviare una email a Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo. o digitare 1 e lasciare un messaggio vocale. Grazie e a risentirci.

 

Messaggio di uffici chiusi per ferie

Salve, gli uffici di ACME s.p.a. sono chiusi per ferie, riapriranno il .... In caso di urgenze può inviare una email a Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo. oppure può visitare il nostro sito www.acme.com per avere maggiori informazioni sui nostri servizi. Grazie per aver chiamato e buone vacanze!

 

Messaggio di attesa in coda - richiede versione PRO o ENT

La preghiamo di rimanere in linea, l'operatore sarà presto a sua disposizione.

Nel frattempo le consigliamo di visitare la sezione “Assistenza” del sito www.acme.com, dove troverà guide e suggerimenti per utilizzare al meglio i nostri servizi.

Per motivi di training la telefonata potrà essere registrata.

 

Messaggio di uscita dalla coda (nessun operatore collegato o timeout della coda) - richiede versione PRO o ENT

Ci scusiamo per l’attesa ma tutti i nostri operatori sono momentaneamente occupati, ci ricontatti più tardi o, in alternativa, digiti 9 per lasciare un messaggio vocale e sarà ricontattato dal primo operatore disponibile.

Garantiamo sempre una risposta entro 24 ore. Grazie per aver chiamato!

 

Messaggio di callback (per attivare richiamata automatica) - richiede versione PRO o ENT

La sua è la chiamata numero ... in questa coda, per non perdere la priorità acquisita, e non attendere ulteriormente al telefono, può digitare 2 e riagganciare. Il nostro sistema la ricontatterà automaticamente quando sarà arrivato il suo turno.

 

MODALITÀ DI REGISTRAZIONE DEL MESSAGGIO

Esistono 3 modalità differenti per inserire i messaggi nel centralino telefonico, ecco i dettagli: 

Auto-registrazione con la propria voce (gratuito)

Se avete un buon timbro e una buona dizione, potete scegliere di registrare rapidamente i messaggi con la vostra voce. Non è la soluzione che consigliamo per i messaggi da lasciare definitivamente nel sistema, ma è sicuramente la soluzione più rapida e che potete eseguire comodamente anche accedendo al sistema da uno smartphone e senza dover installare alcun software. 

Per prima cosa accedete alla dashboard del vostro centralino con le credenziali di amministratore, quindi:

  1. Cliccate sull'oggetto in cui volete inserire il messaggio audio (IVR, coda, interno...)
  2. Cliccate sul pulsante REGISTRA in corrispondenza del messaggio vocale
  3. Inserite il nome da assegnare al file e il numero di interno da cui si dovrà effettuare la registrazione
  4. Il centralino vi chiamerà all'interno inserito e una voce vi guiderà nella registrazione

Sempre da questa sezione potete anche caricare un file audio, se già in vostro possesso, ma ricordatevi che dovrà essere convertito nel formato WAV (PCM, 8 kHz, 16 bit, Mono) ovvero il formato compatibile con la telefonia tradizionale. Potete anche inviare il file per email a Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo. e penseremo noi alla conversione e all'inserimento del file. 

Sintetizzatore vocale professionale (gratuito) 

È la modalità più utilizzata, inviateci i testi per email a Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo. ed effettueremo una revisione del testo, l'incisione con il nostro sintetizzatore vocale digitale e l'inserimento nel centralino. Come vi abbiamo detto è importante dare una buona prima impressione e la nostra esperienza è a vostra completa disposizione.

Speaker professionista reale (da quotare in base alla voce e al numero di caratteri)

L'incisione viene effettuata da speaker o doppiatori professionisti reali, le emozioni e il calore della voce reale non sono riproducibili dal sintetizzatore e questo servizio è stato pensato proprio per chi vuole conquistare subito il cliente con una bella voce. Anche il nostro customer service ha scelto uno speaker reale per fornirvi le indicazioni quando ci contattate telefonicamente.

La revisione del testo e l'inserimento del messaggio sono sempre gratis, la parte soggetta a quotazione è solamente l'incisione dello speaker. Si tratta di pochi centesimi per carattere, che variano in funzione della voce scelta. È possibile ascoltare di seguito i campioni vocali dei vari speaker e richiedere, quindi, una quotazione a Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo. allegando il testo da incidere e indicando il nome dello speaker desiderato.

Barbara Bianca Eleonora Sonia Renata
Chiara Rita Frank Wendy Jack
Hildegard Ludmilla Soledad Joaquina Estelle

 

BASI MUSICALI / MUSICA D'ATTESA

Per le musiche di sottofondo da abbinare ai messaggi consigliamo basi musicali strumentali, in modo da evitare sovrapposizione tra cantato e parlato. Per le musiche d'attesa potete invece utilizzare anche brani con parti cantate.

Potete scegliere dei brani senza diritti d'autore (quindi gratuiti), vi consigliamo ad esempio il vasto catalogo Royalty Free Bensound,  o brani commerciali con i diritti d'autore da assolvere. Nel caso dei brani con i diritti commerciali la normativa prevede che per poter diffondere in linea un messaggio che abbia come sottofondo una tal musica dovrete ottenere una autonoma licenza da appositi organismi dedicati (SIAE) pagando loro, attraverso un abbonamento annuale, i diritti di diffusione.

Una volta scelto il brano potete inviarcelo per email a Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo. e penseremo noi ad eventuali conversioni, mix con i messaggi e inserimento nel vostro centralino telefonico.

 

Non sei ancora un cliente Centralino.eu? Cosa aspetti, richiedi un periodo di prova gratuito, sarai contattato da un nostro referente che ti mostrerà come Centralino.eu può rendere la tua azienda più efficiente.

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Questa pillola tecnica effettua una panoramica sulle funzionalità avanzate dello strumento di videoconferenza incluso nella soluzione integrata Centralino.eu, se vuoi conoscere le funzioni base di creazione e condivisione videoconferenza consulta la pillola Videoconferenza - i primi passi.

 

Gestione di una videoconferenza

  • "Accendi/Spegni la camera" - Attiva/disattiva la camera.
  • "Attiva/Disattiva l’Audio" - Attiva/disattiva il microfono.
  • “Presenta” - Accede ai documenti vuoti per la white board, la lavagna di gesso, condividi PDF, condividi lo schermo, condividi la telecamera o inizia un sondaggio.
  • “Chat” - Apre la finestra di chat.
  • “Alza la mano” - Seleziona il comando per indicare che vuoi partecipare.
  • “Partecipanti” - Visualizza e gestisce i partecipanti alla riunione.
  • “Aggiungi partecipanti” - Invita i partecipanti via e-mail o WhatsApp o copia il link della riunione.  
  • “Registra”: seleziona il formato di registrazione tra i preset disponibili e facendo clic su “Inizia” è possibile iniziare a registrare la tua videoconferenza o sessione di controllo remoto. Al termine dell'incontro, l'organizzatore riceverà un'e-mail con il link per il download del video registrato.
  • “Opzioni” - Gestisce i dispositivi e la qualità della riunione e visualizza le statistiche.

Nota: Tutti i documenti, i PDF condivisi e le registrazioni vengono conservati su server sicuri per un massimo di sette giorni dopo la fine della riunione e quindi eliminati.

 

Moderare e monitorare gli utenti

Un organizzatore può eseguire azioni e fornire diritti aggiuntivi ai partecipanti a seconda del loro ruolo, cliccando sul nome di un partecipante è possibile eseguire queste azioni:

 

  • “In primo piano” - Allarga la finestra dei partecipanti in modo che possano presentare o parlare.
  • “Disattiva/Attiva webcam” - Richiede il permesso di attivare la telecamera del partecipante.
  • “Disattiva/Attiva microfono” - Attiva e disattiva il microfono dei partecipanti.
  • “Moderatore” - Ha il pieno controllo del web meeting e può usare tutte le caratteristiche disponibili, così come usare la funzione di controllo remoto, controllare le telecamere, il microfono e l'accesso alla chat. I co-ospiti possono anche accettare, rifiutare o cacciare un utente da una riunione.  
  • “Presentatore” - Può condividere lo schermo, rispondere alle richieste di controllo remoto, fare sondaggi e condividere file e documenti PDF.
  • “Participante” - Può partecipare, rispondere alle richieste di controllo remoto, ai sondaggi, chattare e aprire file condivisi.
  • “Controllo remoto” - Un modo eccellente per fornire un servizio clienti eccezionale e risolvere i problemi in modo rapido ed efficiente.
  • “Espelli” - Rimuove immediatamente un utente da una riunione. Gli utenti espulsi possono rientrare in una riunione, poiché "espellere" non è la stessa cosa che bandire un utente.

Nota: Il ruolo dell'autore del meeting è contrassegnato da un'icona a forma di scudo e non può essere moderato da altri organizzatori.

  

Strumenti di collaborazione

Lavagna

Cliccare il pulsante “Presenta” > “Lavagna” e:

  1. Scegliere un documento vuoto o tratteggiato, o un modello di lavagna da utilizzare.
  2. I partecipanti alla riunione possono usare gli strumenti della Toolbar su una lavagna condivisa.
  3. Per interrompere la condivisione della lavagna premere il pulsante "Interrompi condivisione". 

 

Condivisione di PDF

Cliccare il pulsante “Presenta” > “Condividi PDF” per caricare e condividere i PDF dal tuo "Repository" durante una riunione:

  • La finestra “Shared Documents” si apre per  “Upload”, “Preview”, “Condividi” ed eliminare i documenti PDF.
  • Tutti i documenti caricati vengono salvati automaticamente.
  • Fare clic sul pulsante di condivisione  per condividere il documento su tutti gli schermi dei partecipanti.
  • Utilizzando la barra degli strumenti Condividi PDF nella parte inferiore dello schermo, i partecipanti possono interagire con il documento utilizzando gli strumenti Cursore, Penna, Gomma e Testo, nonché porre domande relative al documento specifico.

  • Per interrompere la condivisione del documento, premere il pulsante "Stop Sharing" alla fine della barra degli strumenti.

 

Screen Sharing

Cliccare sul pulsante “Presenta” > “Avvia condivisione schermo” per condividere il tuo intero schermo o una singola finestra, scheda del browser o app. L'opzione "Condividi audio" è separata.   

Per interrompere la condivisione dello schermo, cliccare sul pulsante “Stop presenting” sul messaggio di stato della condivisione.

 

File condivisi

Usare il pannello “Meeting Chat” per condividere qualsiasi file tra i partecipanti alla riunione:

  • Organizzatori e presentatori possono condividere file con dimensioni fino a 32MB ciascuno:
    • Trascina il file nel pannello Chat.
    • Cliccando sull'icona "File upload" e selezionando i file da condividere.
  • Tutti i partecipanti possono cliccare sui file condivisi per aprirli e salvarli sui loro PC.
  • I file condivisi sono contrassegnati da un'icona blu per il partecipante che li condivide e da un'icona bianca per gli altri partecipanti.
  • I file condivisi sono tenuti sui server sicuri del 3CX per la durata della riunione e poi cancellati.

 

Ricezione di Feedback

Creazione di sondaggi

Gli organizzatori possono impegnarsi attivamente con il loro pubblico e ottenere il loro feedback creando dei sondaggi.

  • Cliccare sul pulsante “Presenta” per far apparire le opzioni di presentazione.
  • Selezionare “Inizia un nuovo polling” Qui puoi visualizzare i sondaggi creati in precedenza, condividerli, modificarli e cancellarli.
  • Cliccare il segno “+” per crearne uno nuovo.
  • Per creare un nuovo sondaggio, aggiungere le domande e le rispettive scelte di risposta per i partecipanti e cliccare su  “Salva” per salvare.
  • Per condividere un sondaggio con gli utenti, cliccare il pulsante condividi sul sondaggio desiderato. Quest’ultimo verrà visualizzato per tutti i partecipanti.

  • Gli organizzatori possono monitorare un sondaggio attivo, la percentuale completata, il suo stato (Aperto o Chiuso), il tempo trascorso e un riassunto in tempo reale delle risposte dei partecipanti.
  • Cliccando sul pulsante “Chiudi la votazione” si completa il sondaggio dei partecipanti. Gli organizzatori possono attivare l'opzione “Condividi Risultati” e poi cliccare su “Crea Report”, per notificare ai partecipanti di scaricare un file PDF con i risultati del sondaggio tramite il pulsante “Apri Report”.
  • Gli organizzatori possono cliccare sul pulsante “Interrompi condivisione” per rimuovere il sondaggio dagli schermi dei partecipanti e riprendere la riunione.

 

Chat Q&A

Nelle finestre della Chat, è possibile creare domande e partecipare ad un Q&A cliccando appunto sul pulsante “Q&A” 

  • È possibile visualizzare le domande a cui hai  “Risposto”, che sono "Senza risposta" o “Tutte”.
  • Filtrare le domande per "Più vecchie", "Più recenti" e "Popolari".
  • È anche possibile aggiungere le tue domande cliccando sul pulsante "Fai una domanda".

 

Live su YouTube

Utilizza la funzionalità Live su YouTube per trasmettere la tua videoconferenza al mondo.

 

  1. Accedere a YouTube con il proprio account Google e andare su "CREA" quindi su "Trasmetti dal vivo" in alto a destra.
    Se questa funzione non è mai utilizzata prima, è necessario verificare il proprio account, il che potrebbe richiedere fino a 24 ore.
  2. Andare su "Steam Settings” e copiare la “Stream Key”.
  3. All'interno dell'app 3CX Video Conferencing, andare su "Presenta > Condividi flusso video > Stream Live su YouTube".
  4. Inserire la Key stream e premere il pulsante di avvio streaming.

Lo streaming si interrompe automaticamente una volta che si termina la riunione. C’è la possibilità di mettere in pausa la videoconferenza per un periodo di tempo, utilizzando l'icona della tazza di caffè. Questo metterà in muto e disabiliterà tutti i dispositivi audio/video dei partecipanti e un banner verrà mostrato su Youtube fino a quando non sarai pronto a riprendere.

Nota:

  • A seconda della tua posizione ci potrebbe essere un ritardo di circa 20 secondi.
  • Le chat dei partecipanti su Youtube non possono essere visualizzate nella piattaforma di videoconferenza.

 

Riproduzione della videoconferenza con YouTube

Qualsiasi contenuto esistente su YouTube può essere riprodotto all'interno di una videoconferenza. Il presentatore manterrà il controllo dei comandi video come la riproduzione/pausa e il salto della linea temporale.

 

  1. Aprire Youtube e copiare l'URL del video dall'icona di condivisione.
  2. All'interno dell'app 3CX Video Conferencing, navigare su"Presenta > Condividi flusso video > Riproduci un video di YouTube".
  3. Inserire l'URL copiato e premere il pulsante di avvio condivisione.

 

Nota:

  • I video devono essere pubblici in modo da permettere ad ogni partecipante di caricare direttamente il video.
  • I pop-up commerciali non possono essere rimossi.

 

Controllo remoto dei PC Windows

Questa caratteristica richiede che il “3CX Remote Control Client” per Windows 8.1+ x64 sia installato su un PC per essere controllato a distanza. Se il Remote Control Client non è installato, ti verrà richiesto di scaricarlo e installarlo.

Per avviare una sessione di controllo remoto di conferenza web:

  1. Qualsiasi organizzatore di riunioni può fare clic sul nome di un partecipante nel pannello “Partecipanti” e selezionare "Controllo remoto".
  2. Il partecipante dall'altra parte può:
    • Cliccare "Sì" sulla richiesta a schermo "Consenti Remote Control" per accettare la richiesta di controllo remoto.
    • Poi cliccare su "Apri 3CXWMRemoteControl" per autorizzare il client di controllo remoto ad aprire il link associato.
  3. Se il partecipante ha più schermi, l'organizzatore deve selezionare quello da controllare a distanza.
  4. L'organizzatore può cliccare sull'icona blu "Remote Control" per aprire la finestra di dialogo della sessione remota e opzionalmente selezionare un altro schermo da controllare o terminare la sessione remota.

 

Nota: Per usare una clipboard di testo bidirezionale condivisa durante la sessione di controllo remoto, il "3CX Remote Control Client" deve essere installato su entrambi i PC dell'organizzatore e del partecipante.

 

Sale riunioni

Il 3CX supporta queste sale riunioni virtuali, come impostato dal tuo amministratore di sistema:

  • Privata  - Per incontri uno a uno, ideale per il supporto e le code del servizio clienti. L'URL Click to Meet del tuo interno personale o delle code assegnate può essere usato come una stanza privata virtuale, permettendo a chiunque di unirsi dal proprio browser come partecipante tramite un:
    • Link WebMeeting personale - il sistema invia un'e-mail di notifica o una chat all'interno assegnato.
    • Link WebMeeting della coda - tutti gli agenti membri assegnati alla coda ricevono un'e-mail di notifica o una chat. Una volta che un agente membro clicca sul link e si unisce al WebMeeting, gli altri membri non possono partecipare.  
  • Condiviso - Organizza riunioni di gruppo, se l'opzione "Richiede la connessione prima alla riunione" è abilitata dall'amministratore del PBX. I partecipanti possono unirsi alla riunione tramite il link del WebMeeting:
    • Direttamente, se l'organizzatore si è già collegato.
    • Dopo l'approvazione dell'organizzatore, se l'opzione "Approvare i partecipanti che si uniscono alla riunione" è impostata dall'amministratore del PBX per il tuo interno per moderare i partecipanti.

 

Nota: Se l’opzione "Approvare i partecipanti che si uniscono alla riunione" è impostata, espellere un partecipante da un WebMeeting permette all'organizzatore di impedirgli di riconnettersi.

 

Ottenere il tuo URL Click2Meet personalizzato

Il tuo URL Click2Meet è impostato dall'amministratore del 3CX e ti viene inviato nella tua email di benvenuto. Può essere personalizzato per essere condiviso tramite la tua firma e-mail o sul tuo sito web.

Importante: Noi raccomandiamo di usare il tuo URL Click2Meet personalizzato nelle "Private Rooms".

 

Iscrizione tramite un URL Click2Meet

Per usare Click2Meet, il tuo amministratore deve impostare l'opzione "Richiede la connessione prima alla riunione" per il tuo interno o la tua coda affinché le richieste di riunione Click2Meet siano consegnate.

  1. Un utente esterno clicca sull'URL Click2Meet e il 3CX WebMeeting si apre nel suo browser.
  2. Una email e un messaggio di chat ti vengono inviati, come richiesta del partecipante di organizzare un meeting online.
  3. Cliccare sul link fornito nel messaggio per partecipare alla riunione o ignorare.

 

Nota: per le code, una volta che un agente si unisce al web meeting nessun altro partecipante può unirsi, a meno che non sia invitato dall'interno del meeting. Quando la riunione termina, gli agenti ricevono un rapporto via e-mail.

 

Impostazioni

Per modificare le impostazioni di WebMeeting, cliccare sull'icona "Impostazioni" sulla barra laterale destra per poter controllare:

  • Opzioni del dispositivo, tra cui:
    • Sorgente ingresso video - Selezionare Webcam da utilizzare.
    • Sorgente ingresso audio - Selezionare Microfono da utilizzare.
    • Dispositivo di uscita audio - Selezionare l'altoparlante da utilizzare.
    • Test del dispositivo - cliccare sul pulsante "Test" per testare il tuo dispositivo.
    • Qualità riunione - scegliere tra i profili "Stabilità", "Bilanciato" e "Qualità" per regolare automaticamente la qualità video, per un'esperienza di riunione più stabile.
    • Impostazioni avanzate:
      • Risoluzione Full HD in modalità Qualità (alto utilizzo della CPU).
      • Auto Gain Control - aumenta o diminuisce automaticamente l'ingresso e l'uscita del tuo microfono.
      • Cancellazione dell'eco - rimuove l'eco causato dal microfono che raccoglie l'uscita degli altoparlanti.
      • Soppressione del rumore - filtra i rumori molto specifici come la digitazione della tastiera.
  • "Statistiche" - informazioni tecniche, statistiche avanzate e grafici per la risoluzione dei problemi di connettività.

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Centralino.eu include una potente funzione di videoconferenza che permette un'efficace collaborazione con i colleghi e una proficua comunicazione con i clienti, ovunque essi siano. Grazie al core 3CX, i tuoi invitati possono unirsi alle riunioni senza alcun login o registrazione. Tutto ciò di cui hanno bisogno è il link della tua riunione, Chrome o Firefox per partecipare in-browser, o una delle applicazioni gratuite per Android e iOS.

 

Creare una videoconferenza ad hoc

Andare su "Conferenza" nel web client o nell'app desktop. Per impostazione predefinita, la riunione risulterà già impostata e pronta per essere avviata.

  1. Apparirà una finestra pop-up per "Invitare i partecipanti". Copiare l'URL della riunione per inviarlo o condividerlo via e-mail o WhatsApp.
  2. Per aggiungere altri partecipanti durante la conferenza, basterà cliccare sul pulsante "Aggiungi Partecipanti" nel menu in alto a destra.
  3. Per unirsi alla conferenza, i partecipanti dovranno solo aprire il link della riunione.

 

Come programmare una conferenza audio o video

Per pianificare una nuova conferenza:

  1. Premere il segno +.
  2. Scegliere tra conferenza audio, videoconferenza o webinar.
  3. Compilare i dettagli della conferenza.
  4. Nel menu a tendina "Selezionare e-mail / calendario a cui aggiungere", selezionare "Google", "Microsoft 365", "Outlook Online" o "Desktop Outlook (.ics)".
  5. Cliccare su "Crea riunione" o "Pianifica" e si aprirà una nuova scheda in cui si potrà creare l'evento del calendario per la tua riunione e invitare i partecipanti.  
  6. Se si sta utilizzando il desktop Outlook, verrà scaricato un file .ics. Aprire il file e una voce di calendario precompilata si aprirà sul tuo desktop.
  7. Invitare i tuoi partecipanti dall'interno della tua app calendario.
  8. Cliccare "Salva" o "Invia" per programmare la tua riunione e invitare i partecipanti.
  9. Per "Partecipare" o "Cancellare" una conferenza programmata, andare a "Conferenza" e premere il pulsante "Conferenze programmate" 

 

Nota bene: Selezionando "Email (Legacy, NO RSVP)" verrà inviato un invito via email vuota in cui la funzione RSVP non funziona. Per questo motivo, ti consigliamo di scegliere una delle altre opzioni: Google, Microsoft 365, Outlook online o desktop.

 

Accedere a una videoconferenza dal tuo smartphone

Per accedere rapidamente a una videoconferenza dal tuo smartphone:

  1. Scaricare l’App 3CX Video Conference per il tuo Android o iOS.
  2. Cliccare sul link per partecipare.
  3. L'app di videoconferenza 3CX si avvierà automaticamente.

 

Pianificare una conferenza audio dall’app Android o iOS

Pianifica rapidamente conferenze audio dal palmo della tua mano con le app per Android e iOS. Per creare una nuova conferenza:

  1. Toccare il pulsante del menu in alto a sinistra.
  2. Selezionare "Pianifica".
  3. Aggiungere l'oggetto, le note e scegliere una data e un'ora per programmare la tua conferenza.
  4. Aggiungere i partecipanti in “Invitati” selezionando i contatti esistenti o inserisci il loro telefono o indirizzo e-mail.
  5. Toccare “Salva” e si aprirà una nuova voce del calendario.
  6. Toccare "Fatto".

Puoi gestire le tue conferenze dalla dal Web Client in "Pianificare/Programmare conferenza".

 

Trasformare una chiamata in corso in una conferenza audio

Per trasformare una chiamata in conferenza:

  1. Cliccare il pulsante "Conferenza" nel pop-up del dialer nel Web Client, desktop app or smartphone.
  2. Cercare chi si vuole aggiungere alla chiamata per nome o per interno, oppure inserisci il suo numero di telefono.
  3. Premere "Invio" e il gioco è fatto! Verranno chiamati automaticamente.

 

Trasformare una chiamata in corso in una videochiamata

Durante una chiamata puoi semplicemente passare a una videochiamata cliccando il pulsante "Video" nel pop-up del dialer nel web client, nell'app desktop o nello smartphone.

 

Il tuo URL Click2Meet personalizzato

Click2Meet è un URL unico che puoi condividere con clienti, partner o colleghi, proprio come il numero di telefono del tuo ufficio, per un modo facile e gratuito di contattarti. Il tuo URL Click2Meet condivisibile si trova nella tua email di benvenuto o può essere generato dalla dashboard di sistema accedendo all’interno desiderato.

Quando qualcuno richiede di partecipare ad un WebMeeting tramite il vostro URL univoco, sarai avvisato via email o chat. Tutto quello che bisogna fare è cliccare sull'URL che ti è stato inviato per accettare la richiesta ed entrare nella riunione.

Nota: Il tuo amministratore deve impostare l'opzione "Notificami" per il tuo interno o la tua coda affinché le richieste di meeting Click2Meet vengano consegnate.

 

Funzioni avanzate di videoconferenza

Per maggiori informazioni sulle funzioni avanzate come gli strumenti di collaborazione, il controllo remoto, la moderazione delle riunioni, lo streaming su YouTube e le impostazioni, visita la nostra guida alle videoconferenze avanzate.

 

Risoluzione dei problemi

Nel caso improbabile che il tuo video non funzioni quando si partecipa ad un WebMeeting, si prega di seguire questi passi:

  1. Se viene visualizzato il messaggio "Impossibile rilevare la webcam", significa che il dispositivo video non è collegato o non funziona. Provare a ricollegare la webcam, o usare un dispositivo diverso.
  2. Controllare se è possibile vedere l'immagine di anteprima in basso a destra dello schermo. Se appare un'icona rossa della videocamera accanto al nome nell'elenco dei partecipanti, questo indica che c'è un problema con la  webcam.
  3. Controllare se un'altra app sta usando la webcam chiudendo tutte le applicazioni legate al video, poi partecipare di nuovo alla riunione. Questa è la ragione più comune per i problemi video.
  4. Controllare se il browser sta bloccando la webcam:
    • Per Chrome controllare in "Impostazioni > Impostazioni avanzate > Impostazioni del sito > Permessi della webcam...".
    • Per Firefox controllare in "Preferenze > Privacy e sicurezza > Impostazioni fotocamera...".
[V.18.2] nuova App + estensione Click2Call

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Con il rilascio del nuovo 3CX v18.2 sono state rilasciate le nuove estensioni per Chrome e Edge, i nuovi aggiornamenti della Windows Desktop App e delle App per Smartphone. Vediamo di seguito come procedere per poter beneficiare di tutte le nuove funzionalità.

 

Nuova Windows Desktop App

Per gli utenti che utilizzano Windows per accedere al centralino, l'utilizzo della nuova Windows Desktop App è ormai assolutamente consigliato. Grazie al nuovo client è, infatti, possibile svincolarci completamente dal browser, avere un'esperienza d'uso estremamente rapida e allo stesso tempo continuare a mantenere le funzionalità di integrazione con i CRM garantite dal Web Client.

Per installare la nuova Windows Desktop App:

  1. Aprire l'email "Benvenuto in Centralino.eu" contenente le credenziali di accesso al proprio interno (se smarrita richiederla a Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo. specificando l'interno desiderato).
  2. Cliccare sull'URL del Web Client, per esempio https://nomeazienda.my3cx.it/webclient
  3. Inserire le credenziali contenute nell'email "Benvenuto in Centralino.eu".
  4. Cliccare sull’icona a forma di logo Windows in alto a sinistra nel menu laterale del Web Client. 
  5. Cliccare su installa per scaricare il programma
  6. Installare il programma scaricato
  7. Una volta installato cliccare nuovamente sull’icona a forma di logo Windows e cliccare sul pulsante “Approvvigionamento”

 

Estensione Click2Call

Per consentire alla Windows Desktop App di chiamare, con un semplice clic, qualsiasi numero telefonico visualizzato sul browser è necessario installare l'estensione.

Per installarla:

  1. Cliccare sul pulsante App presente in basso nel menu laterale della Windows Desktop App (come mostrato in figura).
  2. Scegliere il Browser utilizzato e cliccare sopra il riquadro desiderato
  3. Cliccare sul pulsante aggiungi nella pagina che si sarà aperta sul browser

Dalle "Impostazioni di configurazione" dell'estensione è possibile impostare specifici URL di siti web che non devono avere i loro numeri come "Link cliccabili". Per esempio, è possibile escludere un sito web con informazioni contabili, per evitare che la creazione di questi link possa creare confusione durante la lettura.

NB: è necessario rimuovere altre estensioni 3CX, se eventualmente presenti, oltre l'estensione inserita con questa procedura, al fine di evitare problemi di funzionamento.

 

Ripristinare la chiamata con un solo click

L’estensione del browser Click2Call installata permette ai numeri di telefono su qualsiasi pagina web o sistema CRM di essere "cliccabili" in modo da trasmettere rapidamente il numero alla Windows Desktop App. Attualmente, le nuove versioni di Google Chrome e Microsoft Edge mostrano un ulteriore pop-up di notifica prima di mostrare il tastierino del 3CX.

Per impedire al browser di mostrare il pop-up intermedio:

  1. Scaricare il nostro file .reg
  2. Andare nella cartella download, estrarre dall'archivio .zip scaricato il file windowsOS.reg e fare doppio clic sul file.
  3. Cliccare su Esegui, poi su e infine su OK.
  4. Chiudere tutte le finestre del browser e riaprilo.

Una volta completato, i numeri di telefono cliccati verranno visualizzati automaticamente nell’app Desktop senza la necessità di accettare la notifica del browser.

 

E per gli utenti che utilizzano i sistemi operativi Chrome, MAC o Linux?

La nuova Desktop App è al momento disponibile solo per il sistema operativo Windows, per gli altri sistemi operativi sarà necessario utilizzare il Web Client con l'aggiunta della specifica estensione per il browser reperibile ai seguenti link:

Dopo aver aggiunto l'estensione è necessario aprire l'URL del Web Client e cliccare sul banner rosso di notifica. L’estensione verrà approvvigionata e attivata automaticamente.

NB: è necessario rimuovere altre estensioni 3CX, se eventualmente presenti, oltre l'estensione inserita con questa procedura, al fine di evitare problemi di funzionamento.

 

Vecchio Softphone client

Il vecchio Softphone per Windows e MAC è ancora supportato. Non include tutte le funzionalità del Web Client o della nuova Windows Desktop App, ma può essere ancora utile in determinate condizioni (PC obsoleto, sistema operativo a 32 bit, necessità di mantenere simultaneamente attivi più interni su un pc...). 

Per installarlo, scaricare la versione compatibile con il proprio sistema operativo:

Dopo aver terminato l'installazione, è sufficiente aprire il file con estensione .3cxconfig, allegato alla email "Benvenuto in Centralino.eu", per configurare il client con il proprio interno.

 

Per qualsiasi ulteriore richiesta di supporto potete, come sempre, contattare il nostro reparto tecnico.

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App Android, il telefono non squilla?

Valutazione attuale: 5 / 5

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La nuova App per Android, rilasciata contestualmente al nuovo core 3CX V.18 contiene numerosi ottimizzazioni, il team di sviluppo ha collaborato con Google per migliorare l'affidabilità delle notifiche PUSH, risolvendo il 99% dei casi in cui le chiamate non arrivano.

Sugli smartphone, le notifiche di nuovi messaggi e chiamate vengono inviate inviando una notifica PUSH al telefono, in seguito alla quale il telefono si sveglia e riceve la chiamata o il messaggio. Come altre app, l'app 3CX per Android si basa sulla ricezione di queste notifiche PUSH. Le notifiche PUSH vengono generalmente inviate dallo stesso sistema operativo Android, tuttavia alcuni produttori, come Huawei e Samsung, inviano delle proprie notifiche PUSH che possono creare anomalie.

Quindi, se ricevi le chiamate ma il telefono non squilla quando è in modalità di sospensione, vuol dire che non ricevi le notifiche PUSH. Ci sono diversi controlli che puoi fare per provare a risolvere questo problema.

Prima di proseguire con la lettura controlla però che l'App 3CX disponga di connettività di rete. Puoi disattivare i dati mobili/wi-fi per alcune app, ma ovviamente devono essere attivi affinché 3CX funzioni. Controlla, inoltre, di avere uno spazio libero in memoria pari ad almeno il 10%.

Verifica 1: stai usando il telefono giusto e l'ultima versione di Android?
Per avere buoni risultati, dovrai utilizzare un telefono di qualità con una versione recente di Android:

Android 10+: verifica di avere Android 10 o versioni successive. Consigliamo di utilizzare almeno Android 11. L'installazione su Android 8 e 9 è ancora consentita ma non viene offerto il supporto per la risoluzione di eventuali problemi.
Telefono di qualità recente: assicurati di avere un telefono di qualità di Google, Samsung, Oppo, Motorola, Oneplus, ad esempio. Alcuni telefoni cinesi non marcati possono causare problemi. Non è solo l'hardware, è anche la versione di Android che viene installata su di esso e gli accordi (o la mancanza di accordi) che potrebbero avere con Google per quanto riguarda Play Store e Push.

 

Verifica 2: disattiva l'ottimizzazione della batteria
Alcune versioni di Android hanno alcune impostazioni di ottimizzazione della batteria che terminano le app in background, incluso 3CX.

Dobbiamo disattivarle:

  1. Avvia “3CX”
  2. Tocca il menu con le linee in alto a sinistra
  3. Tocca "Avanzate"
  4. Abilita "Disattiva l'ottimizzazione dell'utilizzo della batteria"
  5. Seleziona "Non ottimizzare/Illimitata" (il nome è diverso nelle versioni e nei telefoni Android)

Tieni presente che per Oppo dovresti seguire i passaggi seguenti:

  1. Cerca l'app Impostazioni
  2. Tocca "Gestione app"
  3. Tocca "Elenco app"
  4. Trova "3CX"
  5. Tocca "Utilizzo della batteria"
  6. Abilita "Consenti attività in background"

 

Verifica 3: attiva i dati in background per l'app 3CX
L'abilitazione dei dati in background è necessaria per fornire notifiche anche quando l'app non è in uso. Dobbiamo attivarla:

  1. Apri l'app "Impostazioni"
  2. Tocca App (il nome è diverso nelle versioni Android e nei telefoni)
    1. Su Samsung ("Impostazioni > App > 3CX > Dati mobili > Consenti utilizzo dati in background")
    2. Su Oppo ("Impostazioni > Elenco app > 3CX > Dettagli utilizzo dati > Abilita dati in background")
  3. Trova "3CX"
  4. Scheda "Dati mobili e Wi-Fi"
  5. Abilita "Dati senza restrizioni/Dati in background"

 

Se tutte le azioni sopra descritte non risolvono il problema  - Abilita la funzione "Keep Active"


Se per qualche motivo non riesci a far funzionare il Push, perché ad esempio non puoi cambiare telefono, puoi abilitare temporaneamente la funzione "Keep Active". Ciò manterrà una connessione permanente verso il tuo centralino, risolvendo il problema ma l'utilizzo della batteria sarà notevolmente aumentato.

 

E se si verifica audio monodirezionale? (anomalia riscontrata su alcuni modelli Samsung)

Se avviando una chiamata da App si verifica audio monodirezionale, e nello specifico il contatto chiamato non vi sente, è necessario modificare la seguente impostazione:

  • Aprire l'app 3CX, andare in Impostazioni >  Avanzato e disattivare "Supporto per Auto/Bluetooth"

 

Inviaci un feedback tecnico
Puoi fornirci il tuo feedback tecnico, inviandoci un registro dettagliato dall'app mentre si verifica il problema, in modo da poter verificare la problematica:

  1. Apri "3CX"
  2. Abilita i registri dettagliati: "Impostazioni app Android (menu con linee in alto a sinistra)> Impostazioni> Avanzate> Risoluzione dei problemi> Registrazione dettagliata"
  3. Riproduci il problema e "Genera rapporto log": Impostazioni app Android (menu con linee in alto a sinistra) > Impostazioni > Avanzate > Risoluzione dei problemi > Invia rapporto log
  4. Inviaci questo rapporto di registro via e-mail a Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.

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23 Settembre 2018

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